Benutzerhandbuch & Funktionsübersicht
Willkommen beim Handbuch für context® – secure.linked. Das Angebot umfasst die Web-Applikation (secure-linked.context-services.at) und das Add-in für Outlook. Beide ermöglichen den sicheren, verschlüsselten Austausch von Dateien mit internen und externen Empfängern – ohne klassische E-Mail-Anhänge und ohne unsichere Mail-Server.
Inhalt
1. Einführung
secure.linked schützt Ihre sensiblen Daten beim Versand. Anstatt große Dateien oder vertrauliche Informationen direkt per E-Mail zu versenden, generiert das System einen sicheren Link, über den der Empfänger die Daten abrufen kann. Die Inhalte verbleiben in einer kontrollierten Umgebung und werden nicht unverschlüsselt über externe Mail-Infrastrukturen verteilt.
2. Dateien über das Web bereitstellen
Über die Weboberfläche legen Sie Transfers direkt an. Auf der Nachrichten - Seite klicken Sie auf "Nachrichten erstellen", um das Formular zu öffnen. Für das Erstellen eines Transfers ist ein Benutzerkonto erforderlich.
Schritte zum Versand über das Web
Empfänger angeben
Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, inklusive CC/BCC falls gewünscht.
Betreff und Nachricht
Formulieren Sie Betreff und Nachricht. Diese Inhalte werden im sicheren Download-Portal angezeigt.
Dateien hochladen
Laden Sie Ihre Dateien per Drag & Drop oder Dateidialog hoch. Große Dateien werden performant verarbeitet.
Transfer erstellen
Nach dem Absenden erhalten die Empfänger eine E-Mail mit einem sicheren Link und einer Transfer-ID.
3. Dateien abrufen
Wenn Sie eine Transfer-ID oder einen sicheren Link erhalten haben, können Sie die bereitgestellten Dateien einfach abrufen. Auf der Nachrichten - Seite wählen Sie "Nachrichten abrufen" und geben die Transfer-ID und Ihre E-Mail Adresse ein. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link und einem OTP - Code (OneTimePassword) zum Download der Dateien.
Download-Ansicht
In der Übersicht sehen Sie Absender, Betreff, Nachricht sowie die Liste der bereitgestellten Dateien.
Klicken Sie auf das Download-Icon neben einer Datei, um sie herunterzuladen.
4. Nachrichtenverwaltung
Als angemeldeter Benutzer steht Ihnen die Seite Nachrichtenübersicht zur Verfügung. Dort sehen Sie alle Transfers in zwei Reitern:
Upload – Nachrichten, die Sie erstellt und versendet haben.
Download – Nachrichten, die an Ihre E‑Mail-Adresse gerichtet sind.
Über die Aktionen rechts in jeder Zeile können Sie Details einsehen oder z. B. auf eine Nachricht antworten.
5. Protokoll & Sicherheit
Jeder Zugriff auf eine Nachricht wird protokolliert. In der Sektion "Protokoll" sehen Sie, wann welche Datei von welcher IP-Adresse heruntergeladen wurde. So behalten Sie jederzeit Transparenz über den Datenaustausch.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung und TLS-gesicherte Übertragung.
Automatische Löschung nach Ablauf der konfigurierten Vorhaltezeit.
Vollständige Revisionsprotokolle für Compliance-Anforderungen.
6. Add-in für Outlook
Das Add-in für Outlook bindet die secure.linked-Funktionen direkt in Outlook 365 ein. Sie können große oder sensible Dateien aus Ihrem Postfach heraus versenden – ohne klassische Dateianhänge.
Dateien werden über das Side-Panel des Add-ins hochgeladen und auf der secure.linked Plattform gehostet.
Empfänger erhalten eine Nachricht mit einem sicheren Link, über den sie auf die bereitgestellten Dateien zugreifen können.
Dateien, die über die Standard-Anhang hinzufügen-Funktion in Outlook angehängt werden, werden aus Sicherheitsgründen nicht verarbeitet und beim Versand unterdrückt.
7. SmartAlerts & „Senden an secure.linked“
Die erweiterten Funktionen des secure.linked Add-in für Outlook werden nur dann aktiviert, wenn Sie im Add-in explizit auf den Button "Senden an secure.linked" klicken. Erst dann werden Metadaten der E-Mail (Absender, Empfänger, Betreff) sowie die im Side-Panel hochgeladenen Dateien an secure.linked übertragen.
Ablauf der SmartAlerts-Prüfung
1. Auslösen
Sie klicken auf "Senden an secure.linked" im Add-in für Outlook.
2. Analyse
Die SmartAlerts-Komponente prüft die Metadaten Ihrer Nachricht (Absender, Empfänger, Betreff) und die im Panel hochgeladenen Dateien.
3. Template-Erstellung
Unser System erzeugt ein sicheres E-Mail-Template und befüllt es automatisch mit den relevanten Informationen.
4. Versand
Der Versand an die Empfänger erfolgt über Ihre E-Mail Adresse und wird automatisiert über secure.linked finalisiert. Die ursprüngliche Nachricht wird durch das Template ersetzt.
8. Rechtliche Rahmenbedingungen & Support
Detaillierte Informationen zu rechtlichen Rahmenbedingungen und Support finden Sie auf unserer Website: